Cómo gestionar los riesgos de un proyecto: Tu guía de 5 pasos

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¿Qué es la gestión de riesgos en la gestión de proyectos?

En la gestión de proyectos, el riesgo es cualquier acontecimiento potencial que pueda afectar al proyecto, positiva o negativamente. La gestión de riesgos es el proceso de identificación y tratamiento de estos acontecimientos antes de que se produzcan o a medida que se producen. El riesgo puede presentarse de muchas formas diferentes: enfermedad de los empleados, inclemencias del tiempo, costos inesperados y retrasos en el transporte, entre otros.

Ningún proyecto está exento de riesgos. Por ello, la capacidad de guiar un proyecto a través del riesgo es una de las habilidades más importantes que se espera que tengan los gerentes de proyectos.

Los riesgos de un proyecto suelen afectar los siguientes aspectos de un proyecto:

• Presupuesto: El riesgo puede modificar la cantidad de dinero que se necesita para completar un proyecto.

• Calendario: Los calendarios y los plazos pueden sufrir retrasos o cambios inesperados.

• Alcance: Los objetivos iniciales pueden ampliarse o desviarse de las intenciones originales de un proyecto, lo que da lugar a una ampliación del alcance.

Los riesgos también pueden tener las siguientes características:

• Riesgo externo: Un riesgo externo es un riesgo que está fuera del control del equipo del proyecto. Puede ser, por ejemplo, que un proveedor contratado no cumpla los plazos o las inclemencias del tiempo.

• Riesgo interno: Los riesgos internos son aquellos que el equipo del proyecto puede controlar. Algunos ejemplos son el incumplimiento de los plazos por parte de los miembros del proyecto o las estimaciones presupuestarias inexactas.

• Riesgo positivo (oportunidad): No todos los riesgos son malos. Un riesgo positivo, también conocido como oportunidad, es un acontecimiento inesperado que puede tener un buen efecto en el proyecto. Los resultados del riesgo positivo pueden incluir la finalización de las tareas antes de lo previsto o por debajo del presupuesto, o la superación de los objetivos originales. Los riesgos positivos pueden deberse a factores internos, como que los miembros del equipo sean más eficientes con la ayuda de una nueva herramienta, o a factores externos, como un cambio de política que ayude a tu proyecto.

Aprende más: Las 4 fases de la gestión de proyectos explicadas

Cómo gestionar los riesgos de un proyecto

Deberás conocer el proceso típico de gestión de riesgos y las estrategias de mitigación de los mismos. El proceso de gestión de riesgos te ayudará a planificar y anticipar los riesgos, y las estrategias de mitigación te darán las herramientas necesarias para afrontarlos si se producen.

Proceso de gestión de riesgos

El proceso de gestión de riesgos, o ciclo de vida, es una forma estructurada de afrontar los riesgos que pueden surgir en tu proyecto. Aunque encontrarás alguna pequeña variación, el proceso de gestión de riesgos, o ciclo de vida, suele seguir los siguientes pasos. Este proceso puede utilizarse tanto para los riesgos positivos como para los negativos.

1. Identifica los riesgos.

El primer paso para conocer los riesgos potenciales es saber cuáles son. En este paso, identificarás los riesgos individuales que podrían afectar tu proyecto haciendo una lista (u hoja de cálculo) de los riesgos que podrían surgir. Algunos ejemplos de riesgos habituales en los proyectos son la implantación de un nuevo programa tecnológico para el proyecto, tener un objetivo o un producto final del proyecto mal definido y no contar con las medidas adecuadas para proteger la salud y la seguridad de los miembros del equipo del proyecto.

Usa tu propia experiencia en la gestión de proyectos y consulta proyectos anteriores similares para ver qué retos puedes esperar. También querrás que las partes interesadas, los miembros del equipo y los expertos en la materia generen ideas contigo; es posible que tengan una visión del campo que hayas pasado por alto.

2. Analiza el impacto del riesgo potencial.

En la etapa de análisis de riesgos, explorarás la probabilidad de que se produzca cada riesgo, así como el impacto potencial que tendrá cada uno de ellos en tu proyecto. Podrías empezar a colocar esta lista de riesgos en un registro de riesgos, un gráfico que presenta cada riesgo, seguido de información como el nivel de prioridad y los planes de mitigación. Puedes registrar información tanto cualitativa como cuantitativa.

3. Asigna prioridad a los riesgos.

En esta fase, asignarás la prioridad a los riesgos utilizando la probabilidad y el impacto de cada uno de ellos para determinar tus niveles de riesgo. Esto significa asignar a cada riesgo una prioridad alta, media o baja en función de los factores que hayas determinado. La evaluación de los riesgos da a tu equipo la oportunidad de ver dónde concentrar su energía para mitigarlos.

4. Mitiga los riesgos.

Elabora un plan para mitigar cada riesgo. Más adelante veremos con más detalle cómo tratar los riesgos. Anota también estos planes en tu registro de riesgos.

5. Monitorea los riesgos.

En el último paso, establece un proceso para supervisar cada riesgo a medida que se inicia el proyecto. Puedes hacerlo asignando a los miembros del equipo la tarea de vigilar riesgos específicos y mitigarlos. Así te asegurarás de tener una idea constante de dónde están los riesgos y de la probabilidad de que se produzcan, de modo que estarás preparado para afrontarlos si se producen.

Mitigación de riesgos: El proceso de afrontar los riesgos

El proceso de gestión de riesgos establece un camino para que puedas afrontar los riesgos antes de que se produzcan. Pero, ¿cuáles son las formas reales de mitigarlos? Evitar, aceptar, reducir y transferir son cuatro formas habituales de mitigar el riesgo. Decidir qué paso usar para cada riesgo no es una ciencia exacta, y tendrás que usar tu juicio y experiencia para determinar cuál es el mejor. A continuación te ofrecemos más detalles y orientación sobre cada táctica de mitigación.

1. Evita

No todos los riesgos pueden evitarse, pero puede ser una buena idea hacerlo cuando se pueda. Evita un riesgo si existe una alta probabilidad de que se produzca. ¿Se ha ganado un proveedor asociado la reputación de proporcionar un trabajo de baja calidad? Busca otro. ¿Estás planificando un evento en época de lluvias? Traslada el evento al interior, o a una estación más soleada.

2. Acepta

Aceptar los riesgos puede tener sentido si hay pocas probabilidades de que se produzcan y su impacto en el proyecto es bajo. En última instancia, si el riesgo se produce, no debería hacer descarrilar el proyecto. Supongamos que has encargado un ramo de girasoles para una boda, pero el florista te dice que hay una pequeña posibilidad de que no tengan suficientes y tengan que sustituir algunos por tulipanes. Como la probabilidad de riesgo es baja y tener tulipanes en lugar de girasoles no va a arruinar la boda, puedes aceptar el riesgo en lugar de molestarte en buscar otro florista.

3. Reduce

Reducir el riesgo significa cambiar elementos del plan para minimizar la probabilidad de que ocurra o el impacto potencial en el proyecto. Los riesgos medios y altos son buenos candidatos para intentar reducirlos. Reducir suele requerir cierto esfuerzo o inversión. Por ejemplo, un gerente de proyecto puede contratar a nuevos miembros si el equipo se está retrasando.

Esto también puede significar incluir tácticas de reducción de riesgos en el plan del proyecto. Los amortiguadores de tiempo para tareas complejas o apropiados para el tiempo pueden permitir cierta flexibilidad si el trabajo empieza a retrasarse. Contar con un presupuesto de contingencias puede ayudar a absorber costeos inesperados si surgen.

4. Transfiere

La transferencia de riesgos implica trasladar el riesgo a otra parte ajena al proyecto. Esto puede significar obtener una póliza de seguros o subcontratar parte del trabajo a un tercero. El riesgo sigue existiendo, pero el impacto directo en el proyecto lo absorbe alguien ajeno a él.

La gestión de riesgos es una parte importante de la gestión de proyectos porque el riesgo es casi inevitable en cualquier proyecto. No te preocupes—es raro eliminar por completo el riesgo. Escucha a Stanton, gerente de programas en YouTube, hablar de su experiencia en la gestión de riesgos a lo largo de su carrera en el siguiente vídeo.

Herramientas para gestionar el riesgo

Las herramientas pueden estructurar las ideas y los esfuerzos de tu equipo y servir de punto de referencia a lo largo del proyecto. He aquí algunas de las que puedes considerar en tu proceso de gestión de riesgos:

• Plan de gestión de riesgos: Un plan de gestión de riesgos suele ser un documento vivo que contiene toda la información relacionada con el riesgo en tu proyecto. Puede contener un resumen ejecutivo, el registro de riesgos, los planes de mitigación, los propietarios de los riesgos y cualquier otra información relativa al riesgo. Los gerentes de proyecto pueden actualizar el documento a medida que el proyecto avanza y las necesidades fluctúan.

• Registro de riesgos: Un registro de riesgos es un gráfico que contiene todos los riesgos asociados a un proyecto, así como sus niveles de prioridad, planes de mitigación y otros detalles importantes. Un registro de riesgos también puede denominarse matriz de riesgos. Puedes encontrar un software de gestión de proyectos que te ayude a elaborar registros de riesgos, o bien crear los tuyos propios en una hoja de cálculo.

Este es el aspecto que podría tener un registro de riesgos cuando un equipo de proyectos prepara una empresa fuera de sus instalaciones:

Aprende a gestionar el riesgo en tu proyecto

La gestión de riesgos tiene muchas partes, incluido un proceso formal para planificar los riesgos y varias estrategias para mitigarlos. Si buscas una forma de aprender a gestionar los riesgos de manera formal, puedes estudiar por tu cuenta o inscribirte en un curso de gestión de proyectos, como el Certificado Profesional de Google Project Management o Gestión de riesgos y cambios en los proyectos.