Diagramas PERT: qué son y cómo usarlos

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¿Qué es un diagrama PERT?

La técnica de evaluación y revisión de programas, conocida como PERT, es una herramienta que ayuda a mejorar la forma en que planificas recursos para tareas específicas en proyectos complejos o a gran escala. También es útil para comprender hitos, estimar la duración de las tareas y organizar el alcance del proyecto.

Los hitos en un diagrama PERT están representados por cuadros o círculos llamados nodos, que están vinculados entre sí con flechas que simbolizan el orden de las tareas. Por ejemplo, no puedes pintar una habitación hasta que la hayas limpiado, por lo que la limpieza se enumeraría como la primera tarea y la pintura como la segunda. Los nodos y las líneas de tareas en el diagrama PERT pueden contener información sobre cada hito y evento, incluyendo:

• Nombre e identificación

• Tipo de actividad (categoría o departamento)

• Propietario de la tarea

• Duración esperada (optimista, pesimista, más probable)

• Hora de inicio más temprana

• Hora de inicio más tardía

• Hitos

• Cualquier nota adicional

¿Para qué se utiliza un diagrama PERT en la gestión de proyectos?

Los diagramas PERT se utilizan típicamente en proyectos grandes con muchas variables en movimiento, pero incluso proyectos pequeños y complejos pueden beneficiarse de este tipo de herramienta visual. Al simplificar proyectos complicados y hacer que las dependencias sean más claras, tu diagrama PERT mejora la colaboración entre departamentos y expertos al ofrecer un punto de referencia común. El diagrama también puede ayudarte a explorar escenarios hipotéticos para ver qué sucedería si realizas cambios durante el transcurso del proyecto.

Simplifica proyectos complejos

Los proyectos complejos a menudo tienen múltiples equipos o departamentos que trabajan en tareas relacionadas. Un diagrama PERT te ayuda a visualizar lo que todos están haciendo para que sea más fácil entender cómo encajan las diferentes piezas.

Aclara las dependencias de las tareas

Tu diagrama PERT puede ayudarte a aclarar las dependencias de tareas. Puedes visualizar y priorizar qué tareas deben completarse primero o realizarse simultáneamente, quién es responsable de completar cada tarea y cuánto tiempo tomará cada tarea.

Ayuda a la colaboración entre departamentos

Es posible que sea necesario reunir a varios departamentos y expertos en la materia en proyectos grandes o multifacéticos. Los diagramas PERT te ayudan a ver el panorama general, comprender quién es responsable de qué y cuándo, y la mejor manera de hacer el trabajo.

Explora escenarios hipotéticos

Un aspecto importante de la gestión de proyectos es evaluar el riesgo y planificar en consecuencia. Un diagrama PERT puede ayudarte a explorar diferentes escenarios para determinar cuáles tienen más probabilidades de ocurrir y cuáles podrían ser las consecuencias si lo hacen.

Por ejemplo, si tu proyecto implica la creación de un nuevo sitio web, es posible que quieras crear un diagrama PERT con múltiples escenarios posibles que podrían afectar el costo, el tiempo o la calidad de tu producto.

Diagrama PERT vs. diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt y PERT son herramientas visuales que te ayudan a planificar proyectos. Son útiles para mantener a tu equipo organizado y encaminado. Los diagramas PERT te ayudan a comprender las dependencias de las tareas. Los diagramas de Gantt, por su parte, funcionan mejor cuando las tareas están claramente definidas con una fecha clara de inicio y finalización. Generalmente, usarás un diagrama PERT para ayudarte a trazar todas las tareas e hitos involucrados en un proyecto determinado, luego lo usarás para crear tu diagrama de Gantt. Por lo tanto, son herramientas complementarias.

Diagrama PERT vs. CPM

Un diagrama PERT es una herramienta probabilística centrada en la actividad y los hitos, mientras que el método de ruta crítica (CPM, por sus siglas en inglés) es un gráfico determinista centrado en tareas y más adecuado para proyectos predecibles. Sin embargo, los diagramas de gráficos PERT y CPM también se parecen. Ambas herramientas derivan de la idea de ruta crítica, que mapea la serie esencial de tareas para completar un proyecto. Sin embargo, cada enfoque difiere según el escenario del proyecto.

Aquí hay una comparación de los diagramas PERT y CPM:

Los diagramas PERT son excelentes para situaciones en que las actividades y los plazos son impredecibles, y si deseas comprender mejor las tareas y la ruta crítica. Los proyectos exitosos suelen estar bien planificados. Un plan de proyecto describe los siguientes elementos:

• Entregables

• Hitos

• Recursos

• Cronograma

Esta herramienta te ayuda a administrar el progreso de un proyecto de principio a fin y garantiza que todas las partes tengan los mismos objetivos.

Los diagramas PERT proporcionan una representación visual de los recursos requeridos para cada tarea, lo cual ayuda a eliminar la sobre asignación de recursos. Proporcionan una perspectiva de nivel superior de tu proyecto, lo cual puede ser la mejor manera para que comprendas las complejidades de un nuevo proyecto.

Maximiza los recursos

Los diagramas PERT te ayudan a identificar áreas retrasadas en tu proyecto para que puedas asignar más personas o mejores equipos para esas tareas. También puedes identificar áreas donde tienes exceso de capacidad y, en consecuencia, liberar recursos para otros trabajos.

Mejora la visibilidad del proyecto

La naturaleza del diagrama PERT permite a todos los involucrados en el proyecto ver el panorama general y comprender cómo su trabajo encaja en el proceso general. Esto es particularmente útil cuando administras equipos remotos.

Visualiza proyectos nuevos o complejos

Si nunca has realizado un tipo particular de proyecto, un diagrama PERT hace que sea más fácil visualizar cómo encajan todas las piezas. Esto te da una mejor comprensión de lo que se necesita para prevenir problemas en cada etapa antes de que ocurran.

Forma un tiempo de finalización definido

Sin un diagrama PERT, determinar el tiempo de finalización es una suposición basada en la experiencia con proyectos similares. Un diagrama PERT puede darle más peso a tu estimación y facilitar que la alta gerencia presupueste el proyecto y asigne recursos según el cronograma.

Consideraciones para usar diagramas PERT

Hay varios factores a considerar al usar diagramas PERT en la planificación de proyectos:

• La naturaleza del diagrama PERT y su información significa que rara vez es posible crear, analizar o actualizar un diagrama PERT de forma aislada. Deberás estar preparado para trabajar como parte de un grupo más grande para desarrollar y usar esta herramienta.

• Los diagramas PERT pueden volverse muy complejos con rapidez debido a la gran cantidad de información que contienen. Deberás aprender a actualizar, modificar y mantener el diagrama PERT para evitar perder su poder como herramienta de planificación.

• Al igual que con cualquier método de planificación basado en la probabilidad y la incertidumbre, la base subjetiva de algunas decisiones puede ser un desafío. Se necesita experiencia para crear diagramas PERT que ofrezcan valor en un proyecto.

Cuándo usar un diagrama PERT

Los diagramas PERT son más útiles en las etapas de inicio y planificación del ciclo de vida del proyecto, como cuando determinas las interdependencias de tareas, estimas los plazos del proyecto y eliges la ruta crítica del proyecto. Puedes usar diagramas PERT para planificar y programar proyectos complejos con muchas tareas, ya que te ayudarán a organizar las tareas en una estructura lógica.

Después de crear tu equipo y la estructura de desglose del trabajo (EDT), harías el diagrama PERT inicial. La EDT se utiliza para crear todas las tareas que se agregan al diagrama PERT.

Cómo hacer un diagrama PERT

Aquí hay cinco pasos lógicos para crear un diagrama PERT:

1. Identifica las tareas del proyecto.

Echa un vistazo al plan del proyecto y revisa los entregables orientados a resultados (hitos) que identificaste en tu EDT. Estos serán los nodos individuales en tu diagrama PERT.

2. Define las interdependencias de las tareas.

Revisa las tareas que has identificado para el proyecto. Algunas tareas pueden completarse de forma independiente, pero otras necesitarán que otras tareas se completen antes de comenzar. Identifica qué tareas dependen de otras para que esta información pueda reflejarse en el diagrama PERT.

3. Conecta las tareas del proyecto.

Conecta las tareas del proyecto con flechas que muestren las dependencias y la dirección del flujo. Tendrás que aprender los símbolos que son mejores para los diagramas PERT.

4. Estima los plazos de tareas, hitos y proyectos.

Estimar el cronograma para cada tarea ayudará a determinar los plazos de los hitos y el tiempo total del proyecto. Un buen diagrama PERT te mostrará qué tareas deben acelerarse y cuáles pueden retrasarse sin afectar el cronograma general de tu proyecto.

Debes usar tres variables para estimar el plazo de cada tarea: optimista (O), pesimista (P) y más probable (M). Puedes determinar la duración esperada de cada actividad sumando las tres estimaciones y dividiendo por tres. También puedes usar estas variables para estimar cuándo alcanzarás hitos clave y para determinar si tu proyecto está en buen camino. Por otra parte, puedes hacer uso de los valores pesimistas para desarrollar una fecha de finalización segura, que debería mantenerse incluso si las cosas no salen según lo planeado.

5. Administra el progreso de la tarea.

Haz un seguimiento de tu progreso y lleva a cabo ajustes para garantizar que tu proyecto se mantenga dentro del cronograma. Probablemente, utilizarás una combinación de un diagrama PERT y un diagrama de Gantt durante la etapa de ejecución del ciclo de vida del proyecto.

Optimiza tu kit de herramientas de gestión de proyectos.

La gestión de proyectos es el arte y la ciencia de planificar, organizar y administrar recursos para completar un proyecto específico a tiempo y dentro del presupuesto. Como gerente de proyecto, hay una gran cantidad de herramientas disponibles para ejecutar tus proyectos. Si deseas mejorar tu conjunto de habilidades y obtener un certificado profesional para tu currículum, considera tomar el Certificado profesional de Gestión de proyectos de Google en Coursera.