Las 4 fases de la gestión de proyectos explicadas

Read in English. (Leer en inglés.)

¿Qué es el ciclo de vida de la gestión de proyectos?

El ciclo de vida de la gestión de proyectos es un marco paso a paso de las mejores prácticas utilizadas para guiar un proyecto desde su inicio hasta su final. Proporciona a los gestores de proyectos una forma estructurada de crear, ejecutar y finalizar un proyecto.

Este proceso de gestión de proyectos suele incluir cuatro fases: inicio, planificación, ejecución y cierre. Algunos pueden incluir también una quinta fase de "seguimiento y control" entre las etapas de ejecución y cierre. Al seguir cada paso, un equipo de proyectos aumenta las posibilidades de alcanzar sus objetivos.

El ciclo de vida de la gestión de proyectos proporciona a los proyectos la estructura y las herramientas necesarias para garantizar su éxito. Como gestor de proyectos, es un proceso que querrás conocer bien.

Aprende más: ¿Qué hace un gestor de proyectos? Una guía profesional

El ciclo de vida de la gestión de proyectos: 4 pasos

1. Iniciación

En la fase de iniciación, definirás el proyecto. Determinarás los objetivos, el alcance y los recursos del proyecto, así como las funciones necesarias en el equipo. Aclarar qué esperan las partes interesadas del proyecto y qué es exactamente lo que el proyecto pretende conseguir (y por qué) dará al proyecto y al equipo una dirección clara.

Esta es una fase crucial para el éxito del proyecto. Sin claridad sobre lo que hay que conseguir y por qué, el proyecto corre el riesgo de no alcanzar los objetivos finales ni satisfacer las expectativas de las partes interesadas.

Estos son algunos de los pasos que tomarás durante la fase de iniciación:

• Identificarás el alcance del proyecto.

• Elaborarás una propuesta y una carta de proyecto.

• Confirmarás el tamaño del equipo y las funciones necesarias.

• Aclararás los recursos, como el presupuesto y las limitaciones de tiempo.

• Determinarás con qué frecuencia y qué partes interesadas participarán en el proyecto.

• Determinarás los objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, pertinentes y con plazos).

• Te comunicarás con las partes interesadas para entender el propósito y los resultados deseados del proyecto.

Los instrumentos y documentos que utilizarás en la fase de iniciación pueden incluir los siguientes:

• Propuesta de proyecto: La propuesta de proyecto define un proyecto y resume las fechas clave, los requisitos y los objetivos.

• Acta de constitución del proyecto (project charter): Se trata de un documento definitivo que describe el proyecto y los principales detalles necesarios para alcanzar sus objetivos. Puede incluir los riesgos potenciales, los beneficios, las limitaciones y las principales partes interesadas.

• Gráfico RACI: Un gráfico RACI traza las funciones y responsabilidades de los miembros de un equipo de proyectos

Profundiza: Conoce a fondo el ciclo de vida de la gestión de proyectos a través del Certificado profesional de Gestión de proyectos de Google. Aprende habilidades listas para el trabajo a tu propio ritmo en seis meses o menos.

2. Planificación

En la fase de planificación, determinarás los pasos para alcanzar realmente los objetivos del proyecto—el "cómo" de completar un proyecto. 

Establecerás presupuestos, plazos e hitos, y buscará los materiales y documentos necesarios. Este paso también implica el cálculo y la previsión de riesgos, la puesta en marcha de procesos de cambio y la definición de protocolos de comunicación. Si la fase de iniciación consiste en reunir a tus tropas, la fase de planificación consiste en decidir qué hacer con ellas.

La fase de planificación puede incluir los siguientes pasos:

• Establecer procesos de cambio

• Decidir los hitos que conducen a la consecución del objetivo

• Celebrar una reunión de lanzamiento para iniciar el proyecto

• Evaluar y gestionar los riesgos mediante la creación de un registro de riesgos

• Determinar cómo y con qué frecuencia te comunicarás con los miembros del equipo y las partes interesadas

• Desarrollar un calendario para las tareas y los hitos, que incluya estimaciones de tiempo y posibles topes de tiempo

• Crear y firmar documentos como acuerdos de no divulgación (NDA por sus siglas en inglés) o solicitudes de propuestas (RFP por sus siglas en ingles)

Las herramientas que podrías utilizar en esta fase son las siguientes:

• Diagrama de Gantt: Un gráfico de barras horizontales en el que los miembros pueden ver qué tareas deben completarse y en qué orden, y cuánto tiempo se espera que lleve cada una

• Registro de riesgos: Un gráfico que enumera los riesgos asociados al proyecto, junto con sus probabilidades, impactos potenciales, niveles de riesgo y planes de mitigación

Aprende más: Cómo gestionar los riesgos del proyecto: Una guía de 5 pasos

3. Ejecutar y completar las tareas

Ejecutar un proyecto significa poner en marcha el plan y mantener al equipo en el camino correcto. En general, esto significa seguir y medir el progreso, gestionar la calidad, mitigar el riesgo, gestionar el presupuesto y utilizar los datos para tomar decisiones.

Los pasos específicos en esta fase pueden incluir:

• Registrar costos

• Responder a los riesgos cuando se manifiesten

• Incorporar cambios mediante solicitudes de cambio

• Mantener a las partes interesadas informadas del progreso

• Mantener a los miembros del equipo motivados y atentos a las tareas

• Utilizar herramientas como el GANTT o los gráficos de desglose para seguir el progreso de las tareas

Algunas herramientas que puedes utilizar en esta fase son:

• Solicitudes de cambio: Estos son documentos que se utilizan para proponer cambios en el alcance o los objetivos de un proyecto

• Gráfico de desglose: Este gráfico desglosa las tareas a un nivel granular y visualiza la cantidad de tiempo restante

4. Cerrar los proyectos

En la fase de cierre del ciclo de vida de la gestión de proyectos, concluirás las actividades del proyecto, entregarás el producto o servicio terminado a sus nuevos propietarios y evaluarás las cosas que han ido bien y las que no han ido tan bien. También será el momento de celebrar el trabajo duro realizado.

Los pasos de la fase de cierre pueden incluir:

• Crear un informe de cierre del proyecto

• Celebrar el final del proyecto y sus éxitos

• Comunicarte con los nuevos propietarios de un proyecto

• Comunicar a las partes interesadas el final del proyecto y presentar un informe de impacto

• Llevar a cabo retrospectivas y tomar notas de los cambios que puedes implementar en el futuro

Las herramientas utilizadas en la fase de cierre son las siguientes:

• Informe de impacto: Este informe recopila una serie de métricas que muestran cómo tu proyecto marcó la diferencia y se presenta a las partes interesadas

• Informe de cierre del proyecto: El informe de cierre del proyecto ofrece un resumen de los logros del proyecto y proporciona lecciones clave para que los futuros gestores de proyectos puedan consultarlas

El siguiente vídeo ofrece una visión general del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Esto es un resumen de la Certificación de Profesional de Gestión de proyectos de Google.

Comenzando en la gestión de proyectos

Dominar todos los pasos del ciclo de vida de la gestión de proyectos es un proceso continuo que continuará a lo largo de tu carrera. Aprender los aspectos formales—las herramientas, los pasos y el vocabulario utilizados en el proceso—te puede preparar para el éxito en tus comienzos como gerente de proyectos. Si estás interesado en profundizar en tus conocimientos sobre la gestión de proyectos, considera la posibilidad de obtener el Certificado profesional de Gestión de proyectos de Google para aprender las habilidades de gestión de proyectos para el trabajo a tu propio ritmo.