12 metodologías de gestión de proyectos: Tu guía

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La elección de las metodologías de gestión de proyectos define la forma de administrar un proyecto. Conoce algunas de las opciones más comunes y cómo elegir la más adecuada para tu proyecto.

¿Qué es una metodología de gestión de proyectos?

El diccionario Diccionario del español de México (DEM) define 'metodología' como "Estudio y exposición de los métodos que se aplican en cierta disciplina, desde el punto de vista de su sistematicidad, sus aplicaciones, etc.” [1]. En el ámbito de la gestión de proyectos, se trataría de un conjunto de reglas y procesos que definen cómo se gestiona un proyecto.

Cuando se habla de metodologías de gestión de proyectos (PMM), es probable que encuentres una variedad de términos—algunos de ellos son verdaderas metodologías y otros se describirían más exactamente como principios o filosofías. A los efectos de esta discusión, consideraremos una variedad de términos a los que a menudo se hace referencia como PMM, incluso si no satisfacen técnicamente la definición.

12 metodologías populares de gestión de proyectos

A menudo, una de las primeras decisiones que tomarás como gerente de proyectos (project managers o PMs) es qué metodología seguir. A medida que la industria ha evolucionado a lo largo de los años, también lo han hecho las opciones de metodología de gestión de proyectos. Ten en cuenta que no existe una única opción, sino que la mejor metodología es la que mejor se adapta a tu proyecto, equipo y empresa.

Antes de hablar de cómo elegir la metodología, echemos un vistazo a algunas opciones habituales en la gestión de proyectos.

Aprende más: ¿Qué es un gerente de proyectos? Una guía de carreras

1. Cascada

El método cascada o Waterfall, diseñado por primera vez por Winston W. Royce en 1970 para el desarrollo de software, se considera un enfoque más tradicional y lineal para gestionar un proyecto. Con la metodología Waterfall, un proyecto fluye a través de una serie de pasos o fases. Por lo general, cada una de ellas debe completarse antes de que pueda comenzar la siguiente. 

Etapas del modelo de cascada

1. Requisitos: En esta primera fase, trabajarás con los interesados para definir claramente los requisitos del proyecto.

2. Diseño: En la fase crítica de diseño es cuando planificarás cómo será el producto final y qué pasos debe dar tu equipo para conseguirlo.

3. Ejecución: Aquí pondrás en práctica toda la planificación. En el caso de los proyectos de software, es cuando los programadores escribirán el código real.

4. Verificación: Durante la verificación, tu equipo probará el producto para asegurarse de que cumple los requisitos establecidos en la primera fase.

5. Mantenimiento: Una vez finalizado el proyecto, el equipo de desarrollo responderá a los comentarios y realizará las modificaciones necesarias.

Cuándo utilizar la metodología cascada

El flujo lógico de la cascada la convierte en una opción excelente para proyectos cortos y predecibles en los que se tiene una visión clara del producto final y unos requisitos fijos que no es probable que cambien. Es la más adecuada para equipos y PMs que destacan en la planificación y la documentación.

2. Ágil

Ágil o Agile adopta un enfoque iterativo de la gestión de proyectos. El Manifiesto Ágil fue creado por varios líderes de la industria del desarrollo de software como una forma de adaptarse a la rápida evolución de la tecnología en ese momento.

Aunque técnicamente no es una metodología completa—adoptar Agile no te proporcionará un plan completo sobre cómo gestionar tus proyectos—Agile ofrece una serie de valores y principios para promover la agilidad y la eficiencia en el proceso de desarrollo.

Lee más: ¿Qué es Agile? Y cuándo utilizarlo

Cuatro valores fundamentales de Agile

1. Los individuos y las interacciones por encima de los procesos y las herramientas: Gestionar un proyecto en torno a tu equipo ágil en lugar de tus herramientas puede ayudar a que tu equipo sea más receptivo y adaptable.

2. El software de trabajo por encima de la documentación exhaustiva: La documentación exhaustiva que implicaban las antiguas técnicas de desarrollo de software solía provocar grandes retrasos. En Agile seguirás produciendo documentación, pero el enfoque se desplaza a la funcionalidad.

3. Colaboración con el cliente en lugar de negociación de contratos: En lugar de elaborar cada detalle de un proyecto al principio, este método mantiene a los clientes y a los consumidores involucrados en cada etapa del proceso de desarrollo colaborativo. Esto es especialmente útil cuando un cliente tiene requisitos poco claros o cambiantes.

4. Responder a los cambios en lugar de seguir un plan: En lugar de adelantar toda la planificación de un proyecto, Agile fomenta las iteraciones cortas que ayudan a que los cambios sean una mejora y no un gasto.

Cuándo utilizar Agile

Un enfoque ágil funciona bien en proyectos creativos en los que los requisitos pueden cambiar a lo largo del proceso y los detalles finales del producto aún no están establecidos. También es una buena opción para los proyectos en los que los clientes o las partes interesadas prefieren ofrecer sus comentarios con regularidad, en lugar de hacerlo solo cuando se entrega el producto final.

3. Scrum

Scrum es un marco Agile ligero diseñado para ayudar a los equipos autoorganizados a desarrollar proyectos más complejos. El marco incluye un conjunto de roles y reuniones centradas en los valores de compromiso, valor, enfoque, apertura y respeto.

Para entender mejor Scrum, echemos un vistazo a algunos de sus roles y prácticas.

Sprint: Ciclo de desarrollo corto (normalmente un mes o menos) en el que un equipo crea un incremento de producto utilizable y (con suerte) liberable

Scrum master: Líder del equipo responsable de entrenar al equipo en el método Scrum, organizar las reuniones y eventos de Scrum, y asegurarse de que los miembros del equipo tienen el apoyo que necesitan para tener éxito

Scrum diario: Reunión de 15 minutos que se celebra cada día de un sprint en la cual el equipo planifica el trabajo para las siguientes 24 horas

Lista de productos pendientes: Lista priorizada del trabajo que queda por hacer en un producto

Propietario del producto: Persona responsable de maximizar el valor del producto mediante la gestión del backlog del producto

Equipo de desarrollo: Roles responsables del trabajo de desarrollo real de un proyecto

Revisión del sprint: Sesión informal en la cual el equipo de desarrollo presenta sus iteraciones terminadas a las partes interesadas para obtener sus comentarios

Cuándo utilizar Scrum

El método Scrum, mejor para equipos autogestionados y una cultura abierta a la innovación, puede ayudar a llevar los productos al mercado más rápidamente. Los ciclos de desarrollo cortos y la frecuente participación de las partes interesadas suelen dar lugar a un producto de mayor calidad.

4. Kanban

Kanban es un método ágil de gestión de proyectos que ayuda a visualizar el flujo de trabajo para mejorar la eficiencia. El método se inició en la industria manufacturera japonesa antes de ganar popularidad en muchos campos.

En el centro del método Kanban se encuentra un tablero Kanban, una herramienta física o digital que divide el flujo de trabajo en columnas organizadas por etapas de desarrollo, como tareas pendientes, en curso y completadas. Esto ayuda a eliminar la multitarea al animar a los equipos a centrarse en sólo unas pocas tareas a la vez. También facilita que tanto el equipo como las partes interesadas vean rápidamente en qué fase del proceso de desarrollo se encuentra el equipo.

¿Sabías que…?

La palabra "kanban" significa "cartel" en japonés. El método fue desarrollado por Toyota en la década de 1940.

Seis prácticas de kanban

1. Visualizar el flujo de trabajo. El tablero kanban visualiza la carga de trabajo de un equipo de una manera que es fácil de entender y ejecutar

2. Limitar el trabajo en curso. Restringir el número de tareas en las que trabaja un equipo en un momento dado ayuda a mantener la concentración

3. Manejar el flujo. Este método cambia el enfoque de la gestión de las personas a la gestión de un flujo de trabajo fluido

4. Hacer explícitas las políticas. Que sean sencillas, visibles y fáciles de entender

5. Utilizar circuitos de retroalimentación. Revisar periódicamente los objetivos del proyecto ayuda al equipo a responder a los cambios y a aprovechar las nuevas oportunidades

6. Mejorar en colaboración. Los equipos con una visión compartida pueden trabajar juntos para lograr una mejora continua. Estas evoluciones deben basarse en las métricas y la experimentación

Cuándo utilizar kanban

Si quieres limitar la planificación y las reuniones y centrarte en la mejora continua, kanban puede ser una buena opción. Es particularmente eficaz para ayudar a los equipos a trabajar con grandes atrasos o a lidiar con las frecuentes solicitudes de las partes interesadas.

5. Lean

La metodología Lean se centra en maximizar el valor reduciendo los residuos y mejorando la eficiencia. Es otro método que procede de Toyota y cuya popularidad se ha extendido más allá de la fabricación. 

Cinco principios básicos de Lean

La metodología Lean se centra en cinco principios, esbozados en el libro The Machine that Changed the World y Lean Thinking.

1. Entender el valor. Piense en el valor desde la perspectiva del cliente. ¿Qué está dispuesto a pagar?

2. Identificar el flujo de valor. Utiliza técnicas visuales para trazar un mapa de las acciones necesarias para desarrollar y lanzar un producto. Utiliza este mapa para identificar las áreas de desperdicio.

3. Crear un flujo de valor. Puedes conseguirlo eliminando los desperdicios debidos a cosas como el exceso de inventario, el tiempo de espera o la realización de más trabajo del necesario.

4. Utiliza un enfoque "pull". Entrega el valor a medida que el cliente lo solicite. Esto mantiene el enfoque en la entrega de lo que el cliente realmente quiere mientras que se elimina el tiempo dedicado a las características que podrían ser superfluas o innecesarias.

5. Mejorar continuamente. Busca siempre la perfección evaluando el proyecto con regularidad para encontrar formas de reducir los residuos y aumentar el valor.

Cuándo utilizar Lean

El enfoque en la eliminación de los residuos hace que Lean se adapte de forma natural a los proyectos de fabricación más tradicionales. Pero también puede ser eficaz en otros sectores, sobre todo cuando se quiere mantener el enfoque del desarrollo en el cliente en primer lugar.

6. Método del camino crítico (Critical Path Method, CPM)

El Método del Camino Crítico define la secuencia más larga de tareas que deben realizarse para completar con éxito un proyecto. Se trata de las tareas que, si se estancan, pueden provocar retrasos en todo el proyecto. El método también traza las dependencias entre las tareas y una estimación del tiempo que llevará cada una de ellas.

El trazado de estos elementos puede ayudar a establecer los plazos importantes del proyecto y a definir un calendario más preciso.

Cuándo utilizar el CPM

El CPM es mejor para proyectos con una serie de tareas bien definidas que deben realizarse en un orden determinado (proyectos de construcción, por ejemplo). Es una buena opción para mantener los proyectos con un plazo fijo en el calendario.

7. Gestión de la cadena crítica (Critical Chain Method, CCM)

Mientras que el CPM se centra en el tiempo, el Método de la Cadena Crítica desplaza el foco a la cadena de suministro. Este método se utiliza para trazar una ruta crítica basada en la disponibilidad de recursos. Estos recursos pueden ser personas, espacio físico, equipos u otros componentes físicos. A diferencia de un mapa CPM, un mapa CCM incluye "topes" o “buffers” programados para recordar al equipo del proyecto que un determinado recurso es necesario para terminar una tarea crítica.

Cuándo utilizar CCM

CCM es adecuado para proyectos que dependen de recursos limitados o sensibles al tiempo para ser completados. La sobreestimación de la duración de las tareas mediante la incorporación de buffers ayuda a los equipos a cumplir los plazos incluso ante circunstancias imprevistas.

8. PRINCE2

PRINCE2 significa Projects in Controlled Environments o Proyectos en Entornos Controlados. Es una metodología de gestión de proyectos basada en procesos que se utiliza para responder a ciertas preguntas básicas en el desarrollo de productos:

• ¿Qué quieres lograr?

• ¿Cuándo empezarás?

• ¿Qué necesitas para completarlo?

• ¿Necesitas ayuda?

• ¿Cuánto tiempo tomará?

• ¿Cuánto costará?

Aunque es utilizado principalmente por el gobierno británico, el método PRINCE2 se ha aplicado a proyectos de diversos sectores en todo el mundo. El método está diseñado para adaptarse a una gran variedad de proyectos.

Cuándo utilizar PRINCE2

PRINCE2 se utiliza en más de 150 países diferentes. Si tu proyecto implica a partes interesadas multinacionales, puede valer la pena considerar este método. Tu enfoque en una organización sólida lo hace más apropiado para proyectos complejos pero predecibles.

9. PMBOK

El Project Management Body of Knowledge, o PMBOK para abreviar, no es tanto una metodología como una recopilación de las mejores prácticas y directrices esbozadas por el Project Management Institute (PMI).

¿Sabías qué…?

La Guía del PMBOK se encuentra actualmente en su séptima edición, publicada en 2021. Esta edición refleja toda la gama de enfoques de desarrollo y la evolución de la profesión de gestión de proyectos.

El libro, actualizado periódicamente por el PMI, desglosa los proyectos en las siguientes etapas, a menudo denominadas ciclo de vida de un proyecto:

1. Introducción

2. Crecimiento

3. Madurez

4. Declive/retirada

Para las grandes empresas que gestionan múltiples proyectos, el PMBOK puede ayudar a estandarizar la terminología y las prácticas en los distintos departamentos.

Cuándo utilizar el PMBOK

Casi todas las empresas y proyectos pueden beneficiarse de las prácticas estandarizadas que se describen en el PMBOK. Los gerentes de proyecto que persiguen la Certificación de Profesional de Gestión de Proyectos (PMP) querrán estar familiarizados con el material.

10. PRiSM

El modelo de gestión de proyectos PRiSM (Projects Integrating Sustainable Methods) hace hincapié en la sostenibilidad medioambiental. En concreto, el método se centra en minimizar los riesgos ecológicos y aumentar los beneficios que puedan afectar a las cinco P: personas, planeta, prosperidad, proceso y productos.

A diferencia de otras metodologías, el PRiSM examina los proyectos más allá del ámbito del desarrollo para considerar su impacto más allá de la entrega.

Seis principios de PRiSM

1. Compromiso y responsabilidad: Las organizaciones deben asumir la responsabilidad de un medio ambiente limpio, el bienestar de los empleados y la igualdad de oportunidades.

2. Ética y toma de decisiones: Todas las decisiones deben tener en cuenta los impactos a corto y largo plazo tanto en la sociedad como en el medio ambiente.

3. Integración y transparencia: Los proyectos deben promover los beneficios financieros, ambientales y sociales en todos los niveles políticos.

4. Basados en principios y valores: Los proyectos deben utilizar la tecnología para utilizar los recursos de forma más eficiente.

5. Equidad social y ecológica: Los gerentes de los proyectos deben evaluar cualquier impacto que un proyecto pueda tener en las poblaciones vulnerables o en las áreas ambientalmente sensibles utilizando datos demográficos.

6. Prosperidad económica: La planificación fiscal debe equilibrar las necesidades de las partes interesadas de la empresa y de las generaciones futuras.

Cuándo utilizar el PRiSM

Este enfoque es el mejor para proyectos con un impacto medioambiental establecido, como los proyectos inmobiliarios e industriales. No es tan útil para cosas como el desarrollo de software, donde el impacto ambiental es menos preocupante.

11. Six Sigma

Six Sigma, un proceso de gestión de la calidad desarrollado en Motorola en la década de 1980, comprende un conjunto de herramientas y técnicas para eliminar los errores en el desarrollo. Esto puede ayudar a reducir los costes y las quejas de los clientes derivadas de los errores.

El método suele adoptar un enfoque de cinco fases para mejorar los procesos existentes:

1. Definir: Analizar un problema empresarial desde la perspectiva del cliente

2. Medir: Medir el problema en términos de datos y definir una métrica de rendimiento

3. Analizar: Cuantificar los objetivos y determinar si el proceso es eficiente y eficaz

4. Mejorar: Encuentra formas de mejorar la aplicación del proceso.

5. Controlar: Implantar y mantener la solución.

Cuándo utilizar Six Sigma

Six Sigma tiende a ser más eficaz en las grandes organizaciones con varios cientos de empleados o más.

12. Gestión extrema de proyectos (XPM)

Doug DeCarlo, el creador de la Gestión Extrema de Proyectos (XPM) la define como "el arte y la ciencia de facilitar y gestionar el flujo de pensamientos, emociones e interacciones de forma que se produzcan resultados valiosos en condiciones turbulentas y complejas."

Este enfoque flexible ayuda a los equipos a adaptarse a las incógnitas que surgen durante un proyecto, incluidos los frecuentes cambios de requisitos y las complejas necesidades del proyecto. En el caso de los proyectos de desarrollo de software, a veces se denomina programación extrema.

Cuándo utilizar el XPM

El XPM funciona mejor en ciclos de desarrollo cortos con especificaciones de producto menos definidas. Los equipos a los que les gusta experimentar para ver qué funciona pueden prosperar con este método.

Metodologías híbridas

Al igual que no existe el "mejor" método para gestionar un proyecto, tampoco hay que limitarse a una sola opción. Los gerentes de proyectos han mezclado y combinado para crear nuevos enfoques híbridos, como Lean Six Sigma o Scrumban (Scrum y Kanban).

Cómo elegir una metodología de gestión de proyectos

El mejor método de gestión de proyectos para ti dependerá de tu proyecto, equipo, organización y herramientas. Echemos un rápido vistazo a algunas cosas que hay que tener en cuenta y a las preguntas que debes hacerte al elegir una metodología de gestión de proyectos.

1. Evalúa el proyecto. ¿Tu proyecto tiene requisitos fijos o flexibles? ¿El producto final está bien definido o el equipo adoptará un enfoque creativo para definirlo? ¿Qué grado de complejidad tiene y cuánto tiempo tardará en completarse? ¿Qué recursos físicos están implicados? ¿Estarán las partes interesadas o los clientes fácilmente disponibles, y qué grado de participación les gustaría tener?

2. Piensa en tu equipo. Algunos métodos funcionan bien con equipos pequeños y autogestionados. Otros se prestan a la estructuración de equipos multifuncionales más grandes. También ten en cuenta a qué método puede estar acostumbrado tu equipo. ¿Los beneficios de aplicar un nuevo método compensan el costo del tiempo que supones enseñarlo?

3. Observa la organización. ¿Cuáles son los objetivos y valores de tu empresa? Querrás elegir una metodología que se ajuste a estos elementos. Algunas empresas pueden preferir y emplear un enfoque particular al que tendrás que adaptarte.

4. Piensa en tus herramientas. Algunas herramientas de gestión de proyectos son lo suficientemente flexibles como para trabajar con diferentes metodologías. Otras pueden ser más específicas para un enfoque concreto. Asegúrate de que las herramientas y el software que dominas son adecuados para cualquier metodología que elijas.

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