Planificación de proyectos en 4 pasos

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¿Qué es la planificación de proyectos?

La planificación de proyectos es la fase de la gestión de proyectos en la que se determinan los pasos reales para completar un proyecto. Esto incluye el establecimiento de calendarios, el establecimiento del presupuesto, la fijación de hitos, la evaluación de los riesgos, y la solidificación de las tareas y su asignación a los miembros del equipo. 

La planificación del proyecto es la segunda etapa del ciclo de vida de la gestión de proyectos. El ciclo completo incluye el inicio, la planificación, la ejecución y el cierre.

¿Qué es un plan de proyecto?

Un plan de proyecto es un documento que expone la información clave de un proyecto. Puede variar según la organización y el proyecto. Los componentes de un plan de proyecto suelen ser claros:

• Alcance y objetivos: Un plan de proyecto debe dejar claro lo que el proyecto pretende conseguir.

• Calendario: El calendario indica cuándo comenzará y terminará el proyecto, cuánto tiempo se espera que duren las tareas y cuándo deben alcanzarse los hitos.

• Tareas e hitos: Las tareas son los componentes del trabajo que deben completarse para alcanzar los hitos y, finalmente, todo el proyecto. Los hitos son un conjunto de tareas y definen el final de una fase del proyecto. Por ejemplo, completar un prototipo de página web en un proyecto para rediseñar la página web de una empresa se consideraría un hito.

• Personas: Un plan de proyecto suele definir qué persona está a cargo de qué tarea.

• Documentación: Un plan de proyecto puede incluir enlaces a otros gráficos y documentos importantes, como las matrices RACI, la carta del proyecto, el presupuesto o el plan de gestión de riesgos, para que sea fácil encontrar la información clave.

Plantilla de plan de proyecto

Una plantilla puede proporcionar a los gestores de proyectos un punto de partida que pueden adaptar a sus necesidades. Muchas están disponibles para su descarga gratuita en línea, como esta plantilla de plan de proyecto, del Google Project Management: Certificado Profesional, que utiliza las hojas de Google. Otras plantillas utilizan Microsoft Word, Google Docs o Microsoft Excel.

• Plantilla de plan de proyecto de Microsoft Word de Smartsheet

• Plantilla de plan de proyecto de Google Docs de Smartsheet

• Plantilla de diagrama de Gantt de Microsoft Excel de Microsoft

Imagen del Certificado Profesional Google Project Management.

Cómo crear un plan de proyecto

El plan exacto de un proyecto puede tener un aspecto diferente en función de las preferencias del gestor del proyecto y de la organización. Sin embargo, en general, se puede empezar por determinar el calendario antes de pasar a concretar las tareas, los hitos y las funciones, y a recopilar otros documentos importantes.

1. Determina un calendario.

El fundamento del plan del proyecto suele ser el calendario o cronograma. Un cronograma debe incluir la fecha de inicio y de finalización del proyecto, el tiempo que se tardará en terminar cada tarea e hito, y las fechas en las que se espera que se completen las tareas y los hitos.

Los gestores de proyectos suelen empezar a crear calendarios en torno a restricciones estrictas determinadas por las partes interesadas. ¿Necesitas diseñar y producir un nuevo juguete antes de la temporada de compras navideñas? Deberás asegurarte de que tu calendario lo refleje. Asegúrate de hablar con los miembros del equipo para saber cuánto tiempo suele llevar cada tarea. Es posible que también quieras incluir reguladores de tiempo para las tareas que implican algún riesgo.

Las herramientas que puedes utilizar en esta fase son:

• Diagrama de Gantt

• Estructura de desglose del trabajo

2. Construye las tareas y los hitos.

Una vez que sepas cuándo deben completarse las tareas, los hitos y todo el proyecto, podrás determinar qué recursos se necesitan en cada momento del proyecto y qué miembros de tu equipo trabajarán en cada tarea. Este ejercicio se denomina planificación de la capacidad. 

También puedes utilizar este tiempo para determinar la ruta crítica de un proyecto. La ruta crítica es el mínimo de tareas que hay que completar para cumplir el objetivo del proyecto.

3. Establece las responsabilidades.

En esta fase, hay que concretar las tareas que se asignan a cada miembro del equipo y comunicarse con ellos para asegurarse de que están informados y tienen respuesta a sus preguntas. 

Si creaste una matriz RACI en la fase de inicio del proyecto, este será un buen momento para consultarlo. 

4. Enlace con los documentos importantes.

Un plan de proyecto suele convertirse en un documento central al que se hace referencia con frecuencia a medida que el proyecto avanza. Puede ser una buena idea adjuntar o enlazar documentos que será útil tener a mano. Si tu plan de proyecto está en una hoja de cálculo, puedes enlazar otros documentos en pestañas separadas para facilitar el acceso.

Los documentos importantes pueden ser:

• Carta del proyecto

• Presupuesto del proyecto

• Plan de comunicación

• Matriz RACI

• Plan de gestión de riesgos

• Plan de gestión del cambio

Como empezar en la gestión de proyectos.

Crear un plan de proyecto es uno de los pasos para garantizar que un proyecto se lleve a cabo con éxito. Hay muchas otras herramientas y fases de las que querrás tener conocimiento cuando seas pionero en tu primer proyecto. 

Si estás buscando una forma de aprender los fundamentos de la gestión de proyectos, considera el Certificado Profesional de Gestión de Proyectos de Google.