¿Qué es “scope creep”? Mantén el enfoque del proyecto

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¿Qué es “scope creep” y por qué es importante?

El scope creep define los límites de un proyecto: qué debe completarse, a quién debe entregarse, el presupuesto, el calendario y los recursos. El scope creep se produce cuando alguno de los elementos del alcance empieza a cambiar una vez iniciado el proyecto. Por ejemplo, digamos que un proyecto para añadir tres nuevas funciones a un programa informático se convierte en un proyecto para añadir cinco nuevas funciones. O un proyecto de construcción para renovar un edificio necesita incluir actualizaciones de los cimientos tras descubrirse algunos fallos. Ambos casos se consideran ampliación del alcance.

La ampliación del alcance puede hacer que un proyecto se salga del presupuesto, se prolongue más allá de su plazo y, en algunos casos, aumente el riesgo del proyecto. A veces, el scope creep es incontrolable, y parte de ser un gerente de proyecto eficaz consiste en saber cómo afrontar mejor los cambios inevitables. Pero tratar de evitarla antes de que se produzca y saber cómo manejarla cuando ocurre es clave para el éxito de un proyecto.

Un ejemplo clásico de scope creep

El scope creep puede darse en proyectos grandes y pequeños. Un ejemplo clásico es la intención del Aeropuerto Internacional de Denver, Colorado, EE.UU. de automatizar el sistema de gestión de equipajes de sus tres terminales en 1995. El proyecto duró unos dieciséis meses más de lo previsto y superó el presupuesto en 560 millones de dólares, a pesar de que los resultados estaban muy por debajo del scope creep—sólo se automatizó un sistema de equipajes en una terminal, para una sola aerolínea.

Estas drásticas consecuencias se debieron a varios factores. En primer lugar, cuando los evaluadores estimaron que el proyecto duraría cuatro años, los responsables municipales insistieron en ceñirse al plazo original de dos años, lo que ya ponía en peligro las posibilidades de que el proyecto se completara con éxito. En segundo lugar, no se pidió a las aerolíneas que dieran su opinión hasta que el proyecto ya había empezado, lo que supuso que la inclusión de sus nuevas peticiones hizo que los planificadores del proyecto dieran marcha atrás y perdieran tiempo y recursos valiosos.

¿Cómo se produce el scope creep?

Son muchos los factores que pueden provocar un scope creep. El Project Management Institute enumera los siguientes cinco motivos habituales [1]:

• Definición poco clara del alcance: Los proyectos que se definen únicamente en términos empresariales o que carecen de detalles específicos pueden crear expectativas poco claras e interpretaciones erróneas.

• Falta de gestión formal del alcance o los requisitos: Esto puede ocurrir si los responsables de la toma de decisiones del proyecto dan un paso atrás tras establecer el alcance inicial. En este caso, es importante implicar a los responsables de la toma de decisiones a lo largo del proceso.

• Requisitos poco claros: Si los requisitos son de muy alto nivel y no están claramente definidos, o si aparecen nuevas partes interesadas y añaden sus propios requisitos, puede producirse una ampliación del alcance.

• Falta de patrocinio y participación de las partes interesadas: El desinterés de las partes interesadas o de los patrocinadores puede reducir la comunicación, lo que a su vez puede provocar una ampliación del alcance.

• Duración del proyecto: Cuanto más dure un proyecto, más posibilidades hay de que se produzcan cambios en el negocio, las partes interesadas cambien sus prioridades y los competidores cambien las reglas del juego. Los proyectos de mayor envergadura pueden dividirse en subproyectos más pequeños para minimizar su duración.

Cómo detener la expansión del alcance

1. Prevé el scope creep antes de que comience el proyecto.

Gran parte de la prevención de la ampliación del alcance consiste en una buena planificación del proyecto. Esto implica:

• Establecer objetivos bien definidos: Los objetivos deben ser SMART, es decir, específicos (specific), medibles (measureable), alcanzables (achievable), relevantes (relevant) y con un plazo determinado (time-bound). Asegúrate de que todos los miembros del equipo conocen los requisitos, entregables y otros detalles.

• Crear un proceso de control de cambios: A veces el cambio es inevitable. Esto significa que hay que planificarlo lo mejor posible. Establece un sistema en el que los cambios puedan ser solicitados por los miembros del equipo, aprobados por las partes pertinentes y registrados.

• Implicar a todas las partes interesadas en la fase de planificación: Hacer partícipes a las partes interesadas de un proyecto en la fase de planificación te ayudará a comprender lo que espera y requiere cada una de ellas, y te permitirá fijar objetivos realistas con los que las partes interesadas estén de acuerdo. Establece un calendario de comunicación con las partes interesadas y los patrocinadores para mantenerlos implicados a lo largo del proyecto; por ejemplo, planifica el envío de actualizaciones diarias sobre el progreso del proyecto o la organización de reuniones semanales.

• Dividir los grandes proyectos en subproyectos: Como ya hemos dicho, cuanto más largo es un proyecto, más posibilidades hay de que se desvíe su alcance. Si estás abordando un proyecto grande, considera la posibilidad de dividirlo en proyectos más pequeños para tener un mapa claro de las necesidades inmediatas y no pasar por alto ningún detalle.

Aprende más: Las 4 fases de la gestión de proyectos explicadas

2. Aborda la ampliación del alcance cuando se produzca.

No todos los scope creeps son malos—de hecho, a menudo son inevitables. A continuación te explicamos cómo tomar decisiones para tu proyecto una vez que hayas identificado que se ha producido un scope creep.

• Determina las consecuencias. Piensa en cómo afecta esto a tu proyecto. Una forma de abordarlo es considerar el triángulo de gestión de proyectos. Se trata de un modelo que muestra que la calidad del resultado viene determinada por tres restricciones: alcance, presupuesto y tiempo. Se puede resumir con el dicho: “Bueno, rápido y barato: elige dos”. Si no quieres que la calidad del proyecto se resienta, la modificación de una de estas limitaciones conllevará un cambio en una de las otras, o en ambas. ¿Ampliará la ampliación del alcance el plazo previsto del proyecto? ¿Aumentará el coste? Saber cómo afectará a tus recursos es importante para determinar cómo afrontarlo.

• Elige tus prioridades. Una vez que hayas determinado cómo afectará la ampliación del alcance a tu proyecto, decide qué limitaciones son tus prioridades. Si un cliente tiene una fecha de lanzamiento firme para un producto, querrá dar prioridad al tiempo, lo que puede significar que tendrá que aumentar su presupuesto. O si el presupuesto no es negociable, plantéate ampliar el plazo del proyecto. Si amplías el alcance, pero quieres mantener el costo y el plazo originales del proyecto, ten en cuenta que la calidad del producto final podría verse afectada.

Aumenta tus conocimientos de gestión de proyectos

El scope creep es solo uno de los muchos retos a los que deben enfrentarse los gerentes de proyecto a la hora de concluir exitosamente un proyecto. Si estás interesado en obtener más información sobre cómo afrontar los retos de la gestión de proyectos, considera obtener el Certificado Profesional de Gestión de Proyectos de Google.